Каждый день в компаниях составляют и подписывают сотни документов по кадрам: приказы о переводе, отпусках или командировка. Также составляются и другие локальные нормативные акты - об обучении, поощрении или увольнении работников. На их обработку, движение и хранение выделяется огромное количество времени ресурсов.
Однако сегодня уже не обязательно тонуть в бумагах, чтобы вести грамотный и оперативный учёт кадровых документов. Согласно положениям Трудового кодекса РФ, теперь компании могут полностью перевести все цифровой формат.
Что представляет собой КЭДО?
Электронный документооборот (КЭДО) — это способ создания и подписания электронных документов работниками компании в электронном виде. Документы при этом не дублируются на бумажных носителях.
При применении КЭДО в компании обмен документами возможен только с помощью системы кадрового электронного документооборота. Документы, которые были присланы работникам по электронной почте или в мессенджерах сюда не относятся. Заверяется все с помощью электронной подписи .
Что могут сервисы КЭДО?
-
Здесь можно вести документы без привычной бумажной рутины. Оформление справок и заявлений, утверждение графиков отпусков - все это можно делать в электронно, даже не распечатывая на бумаге.
-
Легко осуществлять контроль задач. Для того чтобы документ подписали несколько человек, не нужно идти к каждому из них — достаточно настроить маршрут согласования.
-
Оформление отпуска или отгула занимает пару минут. Составляя график отпусков компании, кадровому специалисту больше не придется искать пересечения в эксель-таблицах. Система сама напомнит каждому работнику о том, что необходимо спланировать отпуск.
-
Можно подписывать инструкции массово. Система самостоятельно производит сбор инструкций и регламентов, предназначенных для нового сотрудника. Их можно подписать просто нажав одну кнопку на мобильном или компьютера..
-
Безопасное облачное хранение архива. Все документы хранятся в защищенных облачных хранилищах и на серверах. А найти любой файл можно за несколько секунд.
Что говорит нам закон?
С ноября 2021 года уже можно работать с кадровой документацией в электронном виде (согласно ФЗ № 377-Ф3). Электронные документы должны оформляться в соответствии с едиными требованиям, установленным Минтруда.
Сейчас у работодателей есть два варианта: они могут остаться на бумажном документообороте или перейти на КЭДО (согласно ч. 1 ст. 222 ТК РФ).
Что можно подписывать в КЭДО?
Все кадровые документы в электронном виде возможно создать, подписать и отправить. В этом перечне, согласно ТК, больше 160 видов документов. Но есть исключения. Дублирование чего обязательно на бумаге:
-
приказ об увольнении;
-
акт о несчастном случае на производстве.
-
журналы инструктажей по охране труда;
-
учет трудовых книжек (тех, кто не перешел на электронные);
-
отчеты о трудовой деятельности формы СТД-Р.
Что же можно перевести в ЭДО:
-
документы, связанные с вынужденным отсутствием сотрудников на работе (отпуск, отгул, больничные).
-
поездки в командировки;
-
все документы работников, осуществляющих деятельность удаленно - от трудоустройства до увольнения;
-
все локальные нормативные акты компании;
-
инструкции и положения;
-
переводы, приказы и расчетные листки.
Сомневаетесь, нужно ли переводить работу своей кадровой службы на ЭДО? Не стоит! Ведь с помощью нашего сервиса ЭДО “Добыто” вы не просто организуете в своей компании удобную и гибкую систему КЭДО, но и значительно увеличите эффективность работы кадровой службы. Для получения полной консультации просто позвоните нам по номеру 8-499-302-31-83 или оставьте заявку на e-mail info@dobyto.ru.
